e-Doręczenia Certum:
Twoja skrzynka na elektroniczne listy polecone

Kto może założyć skrzynkę e-Doręczeń w Certum?

• Firmy (KRS, CEIDG)
• Osoby fizyczne
• Osoby wykonujące zawód zaufania publicznego (prawnicy, notariusze, radcy prawni)

Uwaga: Administracja publiczna – zgodnie z zapisami ustawy podmioty publiczne są zobowiązane założyć skrzynkę e-Doręczeń u operatora wyznaczonego.

Kwalifikowana usługa e-Doręczenia Certum co do zasady (skutku prawnego) jest tożsama z usługą publiczną, a jej zaletą jest możliwość komunikacji z:

• podmiotami publicznymi,

oraz

• podmiotami niepublicznymi,
• osobami fizycznymi.

Wiadomości przesyłane z wykorzystaniem kwalifikowanego doręczenia elektronicznego mają taki sam skutek prawny jak list polecony za potwierdzeniem odbioru.

Zakładając skrzynkę w usłudze e-Doręczenia Certum, spełnisz obowiązek posiadania adresu doręczeń elektronicznych (ADE) do kontaktów z podmiotami publicznymi.

Usługa doskonale sprawdza się w sytuacjach, gdy konieczna jest wysyłka dokumentów w formie listu poleconego oraz innej cyfrowej komunikacji z kontrahentami/klientami, takich jak:

• obsługa sformalizowanej umowy,
• masowa wysyłka faktur,
• wezwanie do zapłaty kontrahenta,
• masowa wysyłka aktualizacji cennika dot. usług bankowych,
• kontakt z administracją publiczną,
• inne.

Zakładając skrzynkę w usłudze Certum będziesz miał dostęp do swoich przesyłek przez 24h na dobę na urządzeniach desktopowych (komputerach stacjonarnych i laptopach) oraz mobilnych (smartfonach i tabletach).

Metody weryfikacji tożsamości w procesie wnioskowania o skrzynkę e-Doręczeń

1. Weryfikacja tożsamości podczas wnioskowania o skrzynkę e-Doręczeń z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego

Osoba składająca wniosek o utworzenie skrzynki w ramach kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia potwierdza swoją tożsamość poprzez kwalifikowany podpis elektroniczny zgodny z eIDAS. Jest to najprostsza i najwygodniejsza opcja utworzenia skrzynki RDE.

1) Wypełnienie wniosku odbywa się na stronie https://panel.certum.pl/ przy pomocy certyfikatu kwalifikowanego, który zawiera polski PESEL lub numer i serię dowodu osobistego.

2) Aby rozpocząć proces wnioskowania panel Certum pobierze dane z certyfikatu.

3) Użytkownik podpisuje (certyfikatem kwalifikowanym) zgodę na przekazanie danych.

4) W pierwszym kroku wnioskowania należy podać podstawowe dane skrzynki:

• typ skrzynki;
• rola wnioskodawcy
• identyfikator skrzynki;

5) Po podaniu danych nastąpi weryfikacja skrzynki.

6) W przypadku pozytywnej weryfikacji należy wybrać typ skrzynki (Free, Standard, Premium).

7) Dane wnioskodawcy uzupełniane są automatycznie na podstawie weryfikowanego wcześniej certyfikatu. Danych nie można edytować. Użytkownik może uzupełnić brakujące pola w formularzu.

8) Należy zaznaczyć zgody na świadczenie usług oraz przetwarzanie danych osobowych.

9) Jeżeli wniosek nie wymaga dodatkowych dokumentów (np. Pełnomocnictwo), wnioskodawca przechodzi do podpisania wniosku za pomocą certyfikatu kwalifikowanego.

10) W ostatnim kroku odbywa się weryfikacja adresu email oraz weryfikacja dokumentu tożsamości i użytkownik otrzymuje informację na adres email o przekazaniu wniosku do realizacji.

2. Weryfikacja z wykorzystaniem weryfikacji osobistej na osobistym bezpośrednim spotkaniu

Weryfikacja tożsamości odbywa się podczas tradycyjnego spotkania osobistego, gdzie Operator na bezpośrednim spotkaniu dokona weryfikacji na podstawie dokumentu tożsamości.

1) W celu złożenia wniosku o skrzynkę e-Doręczeń należy udać się do Punktu Potwierdzenia Tożsamości (działającego w ramach sieci Partnerskiej Certum) i w asyście uprawnionego Operatora wypełnić wniosek.

2) Na spotkanie osoba wnioskująca musi przygotować:

• adres email konta w panelu Certum (panel.certum.pl)
• dane podmiotu prawnego, na który zostanie założona skrzynka - NIP, KRS, REGON;
• dokument tożsamości - dowód osobisty/ paszport/polską kartę pobytu/mDowód,
• pełnomocnictwo - wypełnione wg wzoru Certum oraz podpisane zgodnie z zasadami reprezentacji (wzór dokumentu dostępny jest w szczegółach wniosku),
• inne dokumenty niezbędne do weryfikacji danych zawartych we wniosku oraz określenia roli wnioskodawcy - np. pełnomocnictwo, akt notarialny, potwierdzenie nadania numeru PESEL, akt mianowania, powołanie, legitymacja adwokata itp.

3) W trakcie spotkania z Operatorem zostaną wykonane poniższe kroki:

• podanie podstawowych danych skrzynki: typ skrzynki, rola wnioskodawcy, identyfikator skrzynki;
• weryfikacja skrzynki;
• przekazanie e-kodu;
• wypełnienie formularza danymi wnioskodawcy;
• podanie danych podmiotu prawnego;
• podpisanie wniosku podpisem biometrycznym na ekranie terminala (tabletu) przez osobę wnioskującą o skrzynkę
• przekazanie wniosku do realizacji